LiveZilla Live Chat Software

Các bước để phân tích công việc

Bước đầu tiên để Quản lý quá tải công việc

Chúng ta đều đã trải qua cảm giác kinh hoàng khi có quá nhiều việc để làm nhưng lại có rất ít thời gian. Chúng ta có thể chọn cách phớt lờ nó, và làm việc trong rất nhiều giờ liền để hoàn thành khối lượng công việc của chúng ta. Rủi ro ở đây là chúng ta trở nên kiệt sức, làm quá nhiều đến nỗi hoàn thành chúng với chất lượng tệ hại, và trở nên hờ hững với những thứ khác trong cuộc sống. Vậy là xì-tret nghiêm trọng.

Giải pháp là làm việc một cách thông minh hơn bằng cách tập trung vào những việc quan trọng tạo nên sự thành công và giảm thời gian dành cho những nhiệm vụ có độ ưu tiên thấp. Phân tích công việc là bước đầu tiên để làm điều này.

Điều đầu tiên của những kĩ năng định hướng hành động mà chúng ta cần xem xét là Phân tích công việc. Phân tích công việc là kỹ thuật then chốt trong quản lý quá tải công việc – một nguyên nhân quan trọng gây ra stress.

Để làm một việc xuất sắc, bạn cần phải hiểu rõ điều gì được chờ đợi ở bạn. Trong khi điều này có vẻ dễ nhận thấy, nhưng trong cảnh náo nhiệt của một vai trò mới mẻ, biến chuyển nhanh, áp lực cao, thì điều này thường dễ dàng bị bỏ sót.

Bằng việc hiểu những ưu tiên trong công việc và nhân tố nào làm nên thành công cuối cùng, bạn có thể tập trung vào những hoạt động này và tối giảm những nhiệm vụ khác hết mức có thể. Việc này sẽ giúp bạn nhận được nhiều lợi ích nhất từ công việc bạn làm và kiểm soát được khối lượng công việc của bạn.

Phân tích công việc là một kỹ thuật hữu ích để có được sự am hiểu vững vàng về công việc của bạn, từ đó trình diễn một cách xuất sắc. Nó giúp bạn cắt giảm sự lộn xộn và xao nhãng để đạt đến trọng tâm của điều mà bạn cần làm.

Chú ý rằng công cụ này có 2 dạng – dạng ngắn hạn chúng ta thảo luận ở đây thừa nhận rằng cơ quan của bạn được tổ chức tốt, có mô tả công việc rõ ràng, tiêu chuẩn đánh giá cũng như sự động viên khen thưởng hợp lý. Dạng dài hạn (được thảo luận trongthe Stress Management Masterclass) giúp bạn xử lý những công việc nằm ngoài giả định trên: phân công công việc chồng chéo dẫn đến căng thẳng nghiêm trọng.

Cách sử dụng công cụ

Để làm một phân tích công việc, hãy theo những bước sau đây:

1. Xem xét mô tả công việc:

  • Nhìn vào mô tả công việc của bạn. Chỉ ra những mục tiêu then chốt và mức độ ưu tiên cho từng mục tiêu.
  • Nhìn vào những bản đánh giá công việc định kì. Những bản này cho thấy một cách chính xác những hành vi sẽ được khen thưởng hoặc bị xử phạt.
  • Tìm hiểu các khóa huấn luyện nào dành cho vị trí của bạn. Bảo đảm rằng bạn được huấn luyện phù hợp nắm nhiều nhất có thể những gì bạn cần biết.
  • Xác định những chính sách khen thưởng để biết cần làm gì để đạt được.

2. Hiểu biết chiến lược và văn hóa của tổ chức:

Công việc của bạn tồn tại bởi chiến lược của đơn vị mà bạn đang làm việc. Chiến lược này thường thể hiện trong tài liệu hoạch định về sứ mệnh. Bạn cần giúp tổ chức đạt được sứ mệnh của nó thông qua công việc của mình (nếu không, bạn phải tự hỏi bản thân công việc này có ý nghĩa gì?). Bảo đảm rằng bạn luôn hiểu và thực hiện tốt những nhiệm vụ góp phần vào thành công chung của chiến lược của công ty.

Tương tự, mỗi tổ chức có văn hóa riêng của nó – đó là những giá trị phát triển theo lịch sử, mặt tốt và xấu, hoặc những điều mà tổ chức xem là quan trọng. Nếu bạn là người mới trong đơn vị, hãy nói chuyện với những người sáng lập hoặc nhân viên để hiểu được những giá trị này.

Bảo đảm rằng bạn hiểu văn hóa của tổ chức, rằng những hành động của bạn làm mạnh thêm văn hóa của công ty hoặc tối thiểu là không đi ngược lại nó. Hãy nhìn thật kỹ, liệu công ty có đánh giá cao việc bạn làm?

Kiểm tra xem những ưu tiên công việc của bạn có phù hợp với sứ mệnh và văn hóa của công ty hay không.

 

3. Tìm ra những người thành công nhất là ai và hiểu được tại sao họ thành công:

Trong hay ngoài tổ chức, có thể có nhiều người có vai trò tương tự với bạn, những người được xem là rất thành công. Tìm ra cách họ làm việc và những việc họ làm để có được thành công này. Học hỏi từ họ để nhận biết được những kĩ năng nào giúp họ thành công và rèn luyện những kĩ năng đó.

 

4. Kiểm tra xem bạn có đủ con người và nguồn lực để tiến hành công việc:

Bước tiếp theo là kiểm tra xem bạn có cộng sự giúp đỡ, những nguồn lực và chương trình huấn luyện cần thiết để triển khai công việc xuất sắc hay không. Nếu không, hãy tiến hành thu thập chúng.

5. Xác nhận những ưu tiên với sếp của bạn:

Trong bước này, bạn nên có một hiểu biết thấu đáo về những đòi hỏi trong công việc cũng như những mục tiêu then chốt của bạn. Bạn cũng nên có một ý tưởng khả thi về những nguồn lực và bất kỳ chương trình huấn luyện bổ sung nào mà bạn cần để có thể làm việc một cách tốt nhất.

Đây là lúc để nói chuyện về công việc với sếp của bạn và xác nhận rằng bạn rất hiểu điều gì làm nên một màn thể hiện xuất sắc trong công việc.

Cũng nên bàn nghiêm túc về những sự mâu thuẫn và nhất trí cách giải quyết vấn đề.

6. Hành động:

Bây giờ bạn đã biết điều bạn cần làm để đạt được thành công trong công việc. Bạn nên có ý tưởng rõ ràng về những điều quan trọng nhất bạn phải làm, và cả những điều ít quan trọng nhất.

Khi nào bạn có thể bỏ qua hoặc không ưu tiên cho những nhiệm vụ ít quan trọng, hãy làm như vậy.

Khi nào bạn cần thêm nguồn lực hoặc chương trình huấn luyện để làm việc, hãy dàn xếp để có được nó.

Hãy nhớ nhạy cảm một tí trong cách bạn làm điều này: làm việc nhóm tốt thường có nghĩa là giúp đỡ người khác những công việc không có lợi ích gì đối với bạn. Tuy nhiên, đừng để người khác lợi dụng bạn: hãy giải thích một cách quyết đoán rằng bạn phải làm công việc riêng của mình. Nếu bạn không thể từ bỏ nhiệm vụ, hãy giao phó cho người khác hoặc thương lượng một khoảng thời gian dài hơn.

Điểm cốt lõi:

Phân tích công việc là một kỹ thuật có 5 bước để:

  • Nhận biết và nhất trí cách để đạt tới đỉnh công việc.
  • Chắc chắn rằng bạn và sếp của bạn thống nhất ý kiến về những lĩnh vực mà bạn nên tập trung khi thời gian bó hẹp và những công việc có thể bỏ qua trong thời gian này;
  • Bảo đảm rằng bạn có những nguồn lực, chương trình huấn luyện và đội ngũ làm việc cần thiết để làm tốt công việc.

Với việc sử dụng kỹ thuật Phân tích công việc, bạn có một hiểu biết sâu sắc về việc làm thế nào bạn có thể vượt trội trong công việc. Bạn cũng nên hiểu về những ưu tiên trong công việc của bạn.

Điều này giúp bạn quản lí stress do quá tải công việc bằng cách quyết định việc nào bạn nên bỏ qua.

Phân tích công việc chỉ là một trong nhiều kỹ thuật định hướng hành động thực tế để giảm thiểu stress do quá tải công việc. Tất cả những kỹ thuật này giúp bạn giải quyết những vấn đề cấu trúc trong công việc, làm việc hiệu quả hơn với sếp và những người quyền lực, cải tiến cách phân chia công việc trong nhóm và trở nên quyết đoán hơn để người khác tôn trọng – quyền không nhận một khối lượng công việc quá mức của bạn.

Cảnh báo:

Stress có thể gây ra những vấn đề rất tệ hại về sức khỏe và trong những trường hợp nặng, có thể gây tử vong. Mặc dù những kĩ năng quản lý stress này đã cho thấy những tác động tích cực trong việc giảm thiểu sự căng thẳng, chúng cũng chỉ có tác dụng hướng dẫn, và người đọc nên xin lời khuyên của những chuyên gia sức khỏe được chứng nhận một cách phù hợp nếu có bất kỳ vấn đề nào liên quan đến bệnh tật gây ra do stress hoặc có cảm giác bất hạnh kéo dài và nghiêm trọng. Người đọc cũng nên tham khảo chuyên gia sức khỏe trước khi có bất kỳ sự thay đổi đáng kể nào trong chế độ ăn kiêng và tập luyện.

Chia sẻ:
a15
Ở Việt Nam, câu chuyện truyền thuyết nổi tiếng và đặc sắc nhất về ngựa là hình... Chi tiết
index
Để cạnh tranh thành công trên thị trường, ngoài cung cấp các sản phẩm dịch vụ... Chi tiết
P1090452 copy
Chào mừng quý khách hàng đến với bản tin AITC Newletter 6 tháng đầu năm 2013 của Công... Chi tiết
P1090452 copy
Chào mừng quý khách hàng đến với bản tin AITC Newletter 6 tháng đầu năm 2013 của Công... Chi tiết
5-cach-giet-chet-mot-ke-hoach-tiep
Bạn luôn muốn thể hiện cho những người đề bạt bạn rằng quyết định của họ... Chi tiết
HR_club
Buổi đầu tham gia sinh hoạt Câu Lạc Bộ có gần 40 thành viên từ các tập đoàn, công... Chi tiết

Bạn muốn học vào thời gian nào trong tuần ? (Có thể chọn nhiều đáp án)

Loading ... Loading ...